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Westerwaldschule Gebhardshain
Steinebacher Str. 12
57580 Gebhardshain

Vertreten durch:

Ralph Meutsch
Steinebacher Str. 12
57580 Gebharshain

Webseitenbetreuung:
Kathrin Hutter und
Roland Jakubowski (paed.koord[at]ww-schule.de)

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Urheberrecht

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Quellverweis: eRecht24 Disclaimer

Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz

an der Westerwaldschule Gebhardshain

gemäß Datenschutzgrundverordnung

(gültig seit 25.05.2018, ergänzt 12.01.2021, 24.08.21 und 08.01.2024)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen (und Ihrem Kind) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Westerwaldschule Gebhardshain geben:

1) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten ist die

Westerwaldschule – Realschule plus

Steinebacher Straße 12

57580 Gebhardshain

Bei Fragen, Beschwerden, Änderungen oder Anregungen stehen Ihnen die Schulleitung in Kooperation mit dem schulischen Datenschutzverantwortlichen, sowie dem schulischen        Datenschutzbeauftragten zur Verfügung.

Sie erreichen die Schulleitung und den schulischen Datenschutzverantwortlichen über die Festnetznummer 02747-2404 oder über die unten angegebene E-Mailadresse.

Schulleiter: Ralph Meutsch (schulleiter@ww-schule.de)
Schulischer Datenschutzbeauftragter: Herr Thomas Ruf, (datenschutzbeauftragter@ww-schule.de)

2) Zu welchem Zweck werden Ihre Daten und die Ihres Kindes verarbeitet?

Die Daten werden zur Erfüllung unseres Bildungs- und Erziehungsauftrages nach § 67 Schulgesetz und den dazugehörigen Schulordnungen verarbeitet. In Bezug auf die Eltern handelt es sich in erster Linie um Kontaktdaten, die Sie uns bei der Anmeldung Ihres Kindes übermittelt haben; in Bezug auf die Schülerinnen und Schüler um Schulverwaltungsdaten und für die pädagogische Arbeit notwendige Daten. Hierzu gehören auch Schulnoten.

Außerhalb des laufenden Schulbetriebes erfolgt eine Videoüberwachung zum Schutz des Schulgebäudes vor Vandalismus und Einbrüchen. Dies erfolgt nach § 4 BDSG

Im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit veröffentlichen wir zur Veranschaulichung unserer schulischen Arbeit auf unserer Homepage (www.ww-schule.de und www.westerwaldschule-gebhardshain.de) mit Einwilligung der Schülerinnen und Schüler bzw. deren Eltern Fotos, Videos und Texte.

Wir verweisen hier auf unser Elterninformationsschreiben „Einwilligung in die Veröffentlichung von Fotos und personenbezogener Angaben“ vom November 2015 und der dazugehörigen schriftlichen Einwilligung in die Veröffentlichung von Fotos und personenbezogener Angaben der Erziehungsberechtigten bei der Schulaufnahme des Kindes.

Bei der Nutzung schulischer Informationstechnik (z.B. Rechner im Computerraum) können die Aktivitäten der Schülerinnen und Schüler protokolliert werden. Die Bildschirme der Schüler können während des laufenden Unterrichtsbetriebes von der jeweiligen Lehrkraft eingesehen werden. Die persönlichen Daten der Schüler werden durch eine persönliche Benutzerkennung und einem persönlichen Passwort geschützt, das der Schüler jederzeit über die Tastenkombination strg+alt+entf ändern kann. Die persönlich vergebenen Kennwörter können seitens des Schuladministrators lediglich zurückgesetzt, jedoch nicht eingesehen werden, da sie vom System automatisch verschlüsselt werden. Daher ist mit diesem Kennwort sorgsam umzugehen. Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass ein sicheres Kennwort vergeben wird, weil nur so der Zugriff der persönlichen Daten auf dem Benutzerkonto des Schulservers gewährleistet werden kann!

3) An welche Stellen können Daten übermittelt werden?

a) Private und öffentliche Stellen

Unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen übermitteln wir Daten beispielsweise an die Schulaufsichtsbehörden, den Schulträger oder an eine andere Schule bei einem Schulwechsel. Dazu nutzen wir die vom Land Rheinland Pfalz zur Verfügung gestellte Software bzw. Online-Plattformen. Um im Interesse Ihres Kindes als Schule handeln zu können, kann auch §23 des BDSG Anwendung finden.

Wir geben keine Schülerdaten an private Stellen für Werbezwecke weiter.
Es finden an der Westerwaldschule keine Foto-Aktionen privater kommerzieller Anbieter statt.
AOK/BARMER/DEBEKA-Aktion in den 9ten und 10ten Klassen: Die Schüler in dieser Jahrgangsstufe gelten als geschäftsfähig und können selbst entscheiden, ob sie ihre Daten weitergeben. Allerdings muss auf der auszufüllenden Liste der Hinweis der freiwilligen Bekanntgabe vermerkt sein.

b) Auftragsverarbeitung – Drittland

Unsere Schule verwendet keine Cloud-Produkte, in denen persönliche Daten unserer Schüler in Drittländern verarbeitet werden.

c) Software

Die Westerwaldschule setzt zur Verarbeitung von Daten folgende Software ein, bei denen eine Nutzung der Daten durch den Softwarehersteller nicht vorgesehen ist:

• Schulverwaltungssoftware des Landes Rheinland-Pfalz (https://www.edoo-sys.de)

• MS-Officeprodukte wie Word, Excel von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/),
  jedoch keine Cloudprodukte.

• landeseigene E-Mailsoftware zur verschlüsselten Übermittlung von Daten an das Land RLP

• Zeugnisprogramm zur Erstellung von Zeugnissen, sowie dessen Module (https://www.edoo-sys.de)

• Untis- und Webuntis-Software zur Erstellung und Ansicht der Stunden- und Vertretungspläne und deren Übermittlung
  (https://www.untis.at/loesungen/untis-fuer/schuelerinnen)

• Schulchat rlp (https://infoportal.schulcampus-rlp.de/)

• Schulcampus RLP und dessen Module des Landes RLP (https://infoportal.schulcampus.rlp)

• Strato Hidrive (https://www.strato.de)

• Videokonferenzsystem BigBlueButton für Schulen in Rheinland-Pfalz
  https://bbb-schulen.rlp.net/b

• Auf den Schulservern kommen neben Microsoft-Serverprodukten und Antivirensoftwarelösung auch ein Schulfilter zum Schutz der Benutzer und des Schulservers zum Einsatz

• Nutzung von Java JRE für Clients (freie Version)

• Software der Firewalllösung zum Schutz der Netzinfrastruktur (Verantwortlichkeit: Kreis Altenkirchen)

• CAD-Softwarelösung

Sollten Sie Fragen bezüglich eingesetzter Software haben, so sprechen Sie uns gerne an.

d) Auftragsverhältnisse mit privaten Unternehmen

Die an der Westerwaldschule eingesetzten Server- und Netzwerksysteme werden in Zusammenarbeit mit dem Schulträger Kreisverwaltung Altenkirchen gepflegt und gewartet.

Hierbei ist ein Zugriff auf Daten theoretisch möglich, sofern es der Wartung und Pflege unserer Systeme dient. Personenbezogene Daten sind zusätzlich durch separate Kennwörter geschützt.

4) Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Ganz allgemein gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns folgendes:

• Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

• Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgaben mit Ihnen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO als Rechtsgrundlage.

• Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

• Für den Fall, dass Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe d) DSGVO als Rechtsgrundlage.

5) Speicherdauer und Datenlöschung

Die Westerwaldschule Gebhardshain bemüht sich, personenbezogenen Daten allgemein dann zu löschen oder zu sperren, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, bzw. weitergehende Speicherung kann dann notwendig sein, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für die Erfüllung unserer gesetzlich vorgegebenen Aufgaben besteht.

Es besteht jederzeit die Möglichkeit, unkorrekte Daten durch uns ändern oder löschen zu lassen, sofern dies gesetzeskonform vorgesehen ist.

5.1) Was bedeutet das konkret?

Wenn wir die personenbezogenen Daten aufgrund einer Einwilligung Ihrerseits zur Datenverarbeitung (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nutzen, so kann die Verarbeitung mit Ihrem Widerruf enden, es sei denn, es besteht ein weiterer Rechtsgrund zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten, was dann der Fall ist, wenn wir zum Zeitpunkt des Widerrufes noch berechtigt sind, Ihre Daten zum Zwecke unserer Aufgabenerfüllung zu nutzen und zu verarbeiten, oder wenn die Verarbeitung der Daten zur Wahrung berechtigter schulischen Abläufen und Interessen notwendig ist.

Werden Daten zur Erfüllung unseres gesetzlichen schulischen Auftrages verarbeitet, dann speichern wir diese solange, wie es der Gesetzgeber in seinen Gesetzen oder Verordnungen vorsieht oder diese Daten zur Erfüllung schulischer Zwecke nicht mehr erforderlich ist.

Aufzubewahrendes Schriftgut wird 10 Jahre lang aufbewahrt, es sei denn, es handelt sich um sog. „Weglegesachen“. Davon abweichend gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• Klassen- und Kursbücher 3 Jahre

• (Schul-) Gliederungspläne und Schulstatistiken 3 Jahre

• Lernmittelgutscheine, Anträge und Listen im Rahmen der Ausgabe von Lernmittelgutscheinen 6 Jahre

• Unterlagen über die Lernmittelfreiheit 3 Jahre

• Schülerbögen der Grundschulen 6 Jahre

• Einzelfallakten des schulpsychologischen Dienstes 5 Jahre

• Bafög-Unterlagen 6 Jahre

• Abschluss und Abgangszeugnisse 60 Jahre

• Wir löschen die Daten von Schülerinnen und Schülern in der Regel spätestens ein Jahr nach Verlassen der Schule.

Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten z.B. für Zeugnisse verwaltungstechnischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für z.B. Zeugnisse bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von sechs (6) bis zu zehn (10) Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschungspflichten vor. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.

5.2) Quelle der personenbezogenen Daten

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen in erster Linie von den betroffenen Personen oder deren gesetzliche Vertreter selbst, beispielsweise indem diese

• als Nutzer unserer Webseite über den Webbrowser und ihr Endgerät (beispielsweise ein PC, ein Smartphone, ein Tablet oder ein Notebook) Informationen, wie beispielsweise die IP-Adresse, an unseren Webserver übermitteln,

• als Interessenten Informationen bei uns anfordern,

• als Eltern uns einen Auftrag erteilen bzw. einen Vertrag mit uns schließen,

• als Pressevertreter Infomaterial, Pressemeldungen, Stellungnahmen o.ä. anfordern,

• als Lieferanten uns vereinbarungsgemäß mit Waren beliefern bzw. uns gegenüber Dienstleistungen u.ä. erbringen.

Nur ganz ausnahmsweise können die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten auch von Dritten stammen, beispielsweise dann, wenn eine Person im Namen eines Dritten handelt.

5.3) Konkrete Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Nutzer unserer Webseite,

• Interessenten unserer Schule,

• bei der Nutzung von Schulchat RLP

Abhängig von der Kategorie der Daten, um die es geht, verarbeiten wir personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken und auf der Basis der jeweils genannten Rechtsgrundlage der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

Nutzerdaten: Daten von Nutzern unserer Website werden von uns nicht-personenbezogen erhoben und verarbeitet. Eine Zuordnung zu bestimmten Personen ist uns nicht möglich. Die IP-Adresse kann ausschließlich anonymisiert verarbeitet werden. Wir setzen zum Betrieb unserer Webseite sog. „Sessioncookies“ ein, die nur zum Zwecke eines verbesserten Nutzererlebnisses unserer Webseite dient. Diese Cookies können von Ihnen in Ihrem Browser jederzeit gelöscht oder unterdrückt werden. Mit der Nutzung unserer Internetseite stimmen Sie der Nutzung von Sessioncookies zu. Sollten Sie damit nicht einverstanden sein, bitten wir Sie, unsere Internetseite zu verlassen.

Interessentendaten: Soweit wir Daten von Interessenten unserer Schule verarbeiten, geschieht dies nur dann, wenn Sie diese Daten per E-Mail zum Zwecke der Anfrage an uns senden. Diese Eingaben sind für Sie freiwillig. Wir verarbeiten diese Daten sodann ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Anfrage an uns. Die Verarbeitung dieser freiwillig an uns übermittelten Daten zum Zwecke der Informationserteilung über unsere Schule erfolgt auf der Basis der von Ihnen durch Übermittlung erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

Mit der Anfrage an uns erteilen Sie uns diese Einwilligung.

6) Welche Datenschutzrechte haben Sie bzw. Ihr Kind?

Nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen bestimmte Datenschutzrechte zu, z.B.

• das Recht auf Berichtigung oder Löschung von Daten;

• das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie

• das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.

• Außerdem steht Ihnen ein Auskunftsrecht im Hinblick auf die bei uns gespeicherten Informationen über Sie und Ihr Kind zu. Auf Verlangen werden wir Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Außerdem können Sie sich bei Beschwerden aus dem Bereich des Datenschutzes an die Schule bzw. den dortigen schulischen Datenschutzverantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten wenden.

Westerwaldschule Gebhardshain
57580 Gebhardshain, 08.01.2024